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【パワポのお仕事】事例&アイディア >文字の多い資料の『ブラッシュアップ』の仕方

みなさん、こんにちは
企画書、資料・営業ツールの作成、名刺デザインにパワポチラシの制作etcとパワポを使って仕事をしている私のところには、様々な仕事や相談が舞い込みます。
その中でよくご相談いただく内容について事例を交えて、その対策となるアイディアをご紹介したいと思います。
私の経験則からあなたのパワポ表現向上のヒントにお役に立てば嬉しいです。
よろしくお願いいたします。

 

与件: ブラッシュアップ」 ってどうすればいい? ②

新人の研修資料を作成したところ「文字ばかりで疲れるからもう少しブラッシュアップして」と言われました。
その場では 「はい」 と言って持ち帰りましたが、自分ではイメージがわかず、具体的にどうすればいいのか教えてください。

 

一生懸命に伝えようとすればするほど、あれもこれもと言いたいことが盛りだくさんになってしまい気がつくと文章量が増えてしまうというのはよくあることです。
ましてや新人への研修資料であればなおのことでしょう。

依頼内容: ブラッシュアップの仕方

使用用途: 研修資料(社内用)

<補足>
資料は会議室の大型モニターで投影するため 「16:9」 の横長ワイド

それでは早速、ブラッシュアップのためのポイントと実例をご紹介しましょう!
ヒントになれば幸いです。

伝えたいことの演出


【極意】 内容のポイントを際立てる②


私がブラッシュアップをお願いされる多くの資料や企画書にありがちなのが
表現の問題
・述べたいことが伝わってこない
・デザインに統一感がなく寄せ集め感が否めない
・文字や文章量が多すぎて読みにくくてわかりづらい
・色を多用しすぎて大事なポイントがわからない
内容/構成の問題
・様々な内容がたて続けに展開され理解しにくい
・内容に矛盾や無理を感じる
・前段の内容と結論がかけ離れている
・ページのつながりに違和感がある
・ターゲットが見えない

などです。
口頭でのコミュニケーションでは伝えられるのに、資料や企画書にまとめると伝わっているのか不安。イマイチ完成度に納得できない・・・というのは

●表現においては

経験不足によるデザインや色使いなどの表現力、文章力の力量、好み、センスといった問題も一因であることは否めませんが、伝えたいことの優先順位やイメージが上手に整理できていないことが多いようです。
一番伝えたいポイントが自身の中で明確になっていないために、メリハリのない画面になってしまうんですね。
まずは、1pの中に収めたい要素を目立たせたい(=伝えたい)順に順位をつけて色やレイアウトをじっくりと考えてみるといいかもしれません。
また、手元資料なのか投影を前提にするかどうかによっても作り方はずいぶん変わってきます。
文字の大きさや1ページの中にまとめる内容のボリューム、遠くからでも見えるレイアウトなど配慮が必要です。

●内容構成について「まとまりがなくなってしまう」ケースは

云いたいことが多すぎて整理収拾がつかなくなってしまった結果というケースが多いようです。
また、人によってはテンプレートに頼り過ぎというケースもあったりします。
インターネットからダウンロードしたり、パワーポイントにデフォルトで付属されているようなテンプレートは便利であり基本はおさえてあると思いますが、テンプレートがすべてと思い込んで書き進んでしまうと、本来一番伝えたいことがテンプレートの項目に無かったために抜けてしまうということがあります。要は提案書・企画書に盛り込みたい内容とテンプレートに差異があるまま気づかずに仕上げてしまうというケースです。

文章の基本は「起承転結」と言われますが、提案書・企画書であればどういう順序とタイミングで話を展開すべきか?相手を納得させるストーリーを作ることが大切です。

前置きが長くなりました。本題に戻りましょう。
今回は「文字ばかりで疲れるからもう少しブラッシュアップして」というご依頼でしたので、原案を拝見したところ文字量の問題よりも目休め的なイラストや画像が一切なく無機質なモノでしたので表現の問題として捉えさせていただきました。

で、あれば おさらいにまりますが、まず見直して欲しいのが

「強調」 と 「図解」

です。

◆強調

・・・ ①色 ②大きさ(大小) ③囲み など

見直しポイント▷ 伝えたいポイントが①~③のような手段で目立たせられているでしょうか?

文字を目立たせ方が伝わりやすいのか?図表を目立たせた方が理解しやすいのか?を検討し①~③の効果的な協調の方法を使ってみましょう。

その際、
*色は2~3色に抑える または 同系色にそろえた中で決めると、ページ内のまとまりが良くなります。
*色味としては一般的に 「青」はポジティブ 「赤」はネガティブ(※食品は除く) の表現に用いられることが多いようです

◆図解・画像の挿入

・・・ ①変化 ②対比 ③流れ

見直しポイント▷  長文の説明文、あるいはイメージが伝わりにくい画像を盛り込んでいませんか?

図解・画像の挿入目的は
*相手に必要な情報を効果的に見せて視線を誘導する
*理解促進を助ける
*興味をわかせる
*記憶に留めるようにする
*視覚による情報処理を加味することで説明時間や労力を節約する

その際、
図、画像、挿絵イラストなどは内容のイメージとリンクさせることがポイントです。

もちろん、「強調」 と 「図解」を組み合わせて表現することも可能です。
それではいくつか事例をご紹介するので参考になさってください。

 

事例&アイディア


強調+イメージ

◆文字だけだったシンプルな原案をベースに、伝えたい内容をカテゴリー化し色分けをしてまとめ、新人研修資料ということで目休めのサクラの画像を添えてみました

*

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◆文字だけだったシンプルな原案をベースに、より具体的にイメージと図解を挿入して具現化してみました

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◆寂しさを感じるほどのシンプルな原案をベースに、イメージ画像を挿入し、文字の色を変えて強調してみました

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◆一見して伝えたいことがわかりづらかった原案をベースに、Q & A 形式を明確にし、イメージ画像を挿入することで理解を促す表現に仕上げてみました

 


いかがですか?
私が考えるブラッシュアップは、原案を別物みたいに変化させることではなく、意図をくみ取り調整する ことです。
統一感のない色を整えたり、曲がったレイアウトをそろえたり、大きさをアレンジしたり、例えて言うならTPOに合わせるメイクようなものかもしれません。

常に資料を見る側・プレゼンテーションを受ける側の立場や気持ちになって「思いが伝わる」スライド作成することが一番大切なことだと私は考えています。

「見栄えより思いを伝える」

を優先して発想してみてください。
あなたなりのデザインがきっと見つかるはずです p(^^)q

【パワポのお仕事】事例&アイディア
関連記事は
コチラもご覧ください

統一感とわかりやすさをプラスする『ブラッシュアップ』の仕方

 

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本サイトは、初心者の方を含め、誰にでもわかりやすい表現を目指しています。本文中でわかりずらい言葉などがありましたらご遠慮なくコメントをいただけましたら幸いです。

より良い記事にしていけるよう改善修正させていただきたいと思います。

よろしくお願いいたします。

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