パワポの使い方 企画/仕事効率化

【超使える!パワポの基本】スライドの中で Excel をフル活用する

今回は、Excel (エクセル)をスライドに埋め込んで加工する方法についてまとめてみます。

パワポで Excel を使ってみよう


<メニュー>

▷オブジェクトとしての Excel の挿入
▷円グラフの作り方
▷体裁の整え方

企画書や資料作りが進んでいくとデータやグラフの挿入をしたくなると思います。
そんな時、みなさんはどうしていますか?
たぶん データ処理のしやすいExcel(エクセル)でグラフを作って、それをコピーしてパワポに貼り付けるというのが一般的ではないでしょうか。
この方法は王道で正解なのですが、データの差替えや間違いが見つかり修正が必要となった場合、もう一度 元のExcelファイルを立ち上げグラフを修正してコピペし直すという作業が必要となります。
二度手間となるばかりか、出先などでうっかりExcelの元データを忘れてきたなんて時には焦ること必至ですよね。

そこで今回ご紹介するのが、パワポのスライドの中に直接 Excel シートを埋め込んでしまう方法です。
この方法ですと、たとえ修正があってもパワポ上で直接手直しができるのでとても便利です。

 


スライド内でExcel(エクセル) を使えるようにする


Excelを埋め込む

Excelを挿入したいスライドを用意します

挿入タブ をクリックします。

ここではデフォルトのコンテンツ領域の中にExcelを埋め込んでみたいと思います
*デフォルトのコンテンツ領域を使用しない場合には
挿入タブ >リボン内 「図形」 グループ >正方形/長方形 を選んでスライド上においてください
その後の操作はこれからご説明させていただく作業と同様です

カーソルをコンテンツ領域内に移動させクリック

挿入タブ >リボン内 「テキスト」 グループ >オブジェクト をクリック

メニューBOXが表示されたら「Microsoft Excel 97-2003 ワークシート 」を選択してクリック

コンテンツ領域内に Excelシートが表示されます

リボンもパワポの編集用からExcelの編集用に変わります
ここを利用してExcelと同様の作業が行えます

 


グラフを作る

ここからはExcelの作業に準じます
グラフの元となるデータを作ります。エクセルシートのどのセルを使っても問題ありません。

データが作成できたらグラフの種類を選びます
ここでは円グラフを作ってみます
データがある範囲をドラックして選択し
挿入タブ >リボン内「グラフ」グループ >円 をクリック

円グラフのバリエーションが表示されたらお好みの形式を選びます
ここでは「3D-円」を選んでみます

データの近くに指定した形式のグラフが自動的に生成されます

スライド上には元データを省いて円グラフだけを表示させたいと思いますので、表示させたい範囲を整えていきます
グラフの左上角が表示されているExcelシートの最左上角にくるようにタテ・ヨコのスクロールバーを動かして位置を合わせます

グラフ以外の余白(セル)=薄赤色の部分も不要なのでExcelが表示されている範囲の上下左右の中央にある■マークをクリックしたままドラックして全体の表示範囲を調整します

この時Excelシートにデフォルトで引かれている薄グレーの「枠線」も背景に表示されてしまう場合があるので
表示タブ >リボン内「表示」グループ >枠線 左横にある☑を外しておくとグラフだけをキレイに表示できます

ここまでの作業ができたらグラフエリア以外のスライドの余白(薄赤色の部分)をクリックして確定します

Excelの列と行の目盛が消えてグラフだけになりました

さらにもう一度余白をクリックするとコンテンツ領域の外枠線が消え、Excel上で作ったグラフエリアだけが表示され、完成です

 


データの修正

グラフの作成後にデータの差替えや修正をしたい場合には、グラフ領域上でダブルクリック

上下左右のスクロールバーを動かして元データが見える位置まで移動させます

修正内容を直接データに上書き入力します

修正した内容が自動的にグラフに反映されます

修正が完了したら上下左右のスクロールバーを動かして元のグラフだけを表示させる位置に調整し、スライドの余白を2回クリックします

グラフが修正されました

最初に作ったグラフと比べてみると、修正が反映されたことが明らかにわかります

 


パワポにExcelを埋め込んで直接作業できるなんて知らなかった方も多いのではないでしょうか
私もこの機能を覚えた時は感動しました。
パワポにはまだまだ便利な機能がたくさんあって奥深いですね。作業しながらひとつひとつ覚えて作業効率のアップに活かしましょう!


ここでは基本的なオブジェクトとしてのExcelの埋め込み方、円グラフの作り方、体裁の整え方をご紹介しましたが、色や書体、グラフの種類などを変えてもっとデザインを調整することもできますし、Excelさえ埋め込んでしまえば他のExcelファイルの内容をシートごとコピーして貼り付けることもできます。
もちろん関数もそのまま反映されるのでデータを主とした資料の作成などでも大いに役立ちます。
但し、多量に埋め込み過ぎるとその分パワポのファイル容量は重くなりますのでご注意ください。

 

その他の便利編集等についてはコチラもご覧ください

便利編集 >書式が違うスライドの挿入

便利編集 >グリッド線(補助線)の活用

見本 >統一感のある企画書のフォーマット

見本 >企画書の本文用ページのデザイン

 

            いかがでしたか?

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より良い記事にしていけるよう改善修正させていただきたいと思います。

よろしくお願いいたします。

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