魅せるエクセル

【魅せるExcel】エクセルで作るキレイな 表・フォーム の作り方

 

表計算ソフトの代表格といえば「エクセル(Excel)」ですよね。
関数を使ったデータの集計やグラフの作成にとても便利ですが、行と列のタテヨコの「表の概念」が基本となるために「パワポ(Power Point)」のような表現の柔軟性に欠ける・・・と見栄えをあきらめている方も多いのではないのでしょうか?

データベースやマスタ台帳としての活用なら見栄えは気にする必要はありませんが、人に伝えることを目的とした説明資料にするのであればキレイに超したことはありません。
なぜならキレイな資料は読む気と信頼感を潜在的に増幅するからです。
プレゼンテーションの場面ではエビデンスといわれる証跡や根拠となるデータの重要性が問われ内容の信頼度を左右します。
そこでエクセルの活用が欠かせないわけですが実は Excel でもほんの少しの工夫で資料としての見やすさ完成度に格段の差が出ます。

ネット上にはエクセルに関する関数式や集計のテクニックまたはコツといったものがあふれるように紹介されています。その部分はお任せするとして、私はエクセルの「魅せ方」という角度からこれまでに企画の現場で培った工夫ポイントや方法を少しづつお伝えできればと思います。
よろしくお願いいたします。

ビジネスシーンや学校でお申込み(注文)フォームや問合せ・アンケート用紙を作る機会も多いかと思います。テキストだけのものならワードでも十分なのですが、項目が多かったりカテゴリーごとに分けたり、記入(入力)欄をわかりやすくしたい時などにはやはりエクセルをベースにした方が作りやすいですよね。
そこで今回はエクセルで作る「表」や「フォーム」をきれいに見せるコツをご紹介します。


魅せコツ―1


エクセルで表やフォームを作る際に多様されているのが「セルの結合」や「折り返し表示」です。
ですがこの方法を単純に用いるだけだと列や行の幅が全体に影響してしまうので、下図のように次の行や列の設問回答欄も同じ幅のセルにせざるを得ず、例えば性別だけ記入させたいのに10文字以上の幅になってしまったりしてアンバランスな体裁になってしまうことってよくありますよね。

そこで

そんな時はこのワザ!「方眼

一つの項目に対するセルの大きさ調整やテキストを折り返してムリくり詰め込むような考え方をヤメて、マス目のあるメモ帳にマス目を気にすることなく書き込むイメージで作業します。
そう、セルを方眼紙のような細かいマス目に設定します。こんな具合です。

どうでしょう。
この考え方でフォームを作るとそれぞれの想定回答文字数に合わせて自由にフォームを組むことができますね。
普段上から順にセルの幅や行を調整して下位の項目には目をつむってあきらめていた方やはじめての方は驚かれるかもしれませが、目からウロコのプロ技なんです。

 


魅せコツ―2


ひとつのセル内にテキストの折り返し設定をして自由回答欄を使ったとします。

通常、「ホーム」タブ >リボン内の「配置」グループ >「折り返して全体を表示する」でセル内に文字を入力させます。

しかし、一つのセルの中に入力できる文字数には限界があります。

そこで

そんな時はこのワザ!「テキストboxの埋込」が有効です。

挿入」タブをクリック

テキスト」グループ内 >「テキストボックス」をクリック

入力させたいセルにカーソルを合わせて

コーナーと各辺の中心にできるマークをドラックしてセルの大きさに合わせます。

これなら文字数を気にすることなく入力してもらうことができ、たとえセルをはみ出したとしてもすべての文字を記録することができますね。

 


ちょっとした工夫なのですが、知っていると知らないでは見せ方に格段の差がついてしまいます。
相手の立場になってみると、見やすいということは入力しやすいということにつながり、何をして欲しいのかが伝わりやすくなります。
企画書でも資料でもフォーム類でも相手に伝わるということはとても大切なことだと私は思っていまっす。客観的に情報を伝える「見せる」から相手に自分の想いを伝える「魅せる」を目指してがんばりましょう!

 

【魅せるEXCEL】シリーズは
コチラもご覧ください

【魅せるEXCEL】エクセルの基本を覚えよう!

            いかがでしたか?

本サイトは、初心者の方を含め、誰にでもまかりやすい表現を目指しています。本文中でわかりずらい言葉などがありましたらご遠慮なくコメントをいただけましたら幸いです。

より良い記事にしていけるよう改善修正させていただきたいと思います。

よろしくお願いいたします。

 

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