魅せるエクセル

【魅せるExcel】エクセルの基本を覚えよう!

表計算ソフトの代表格といえば「エクセル(Excel)」ですよね。
関数を使ったデータの集計やグラフの作成にとても便利ですが、行と列のタテヨコの「表の概念」が基本となるために「パワポ(Power Point)」のような表現の柔軟性に欠ける・・・と見栄えをあきらめている方も多いのではないのでしょうか?

データベースやマスタ台帳としての活用なら見栄えは気にする必要はありませんが、人に伝えることを目的とした説明資料にするのであればキレイに超したことはありません。
なぜならキレイな資料は読む気と信頼感を潜在的に増幅するからです。
プレゼンテーションの場面ではエビデンスといわれる証跡や根拠となるデータの重要性が問われ内容の信頼度を左右します。
そこでエクセルの活用が欠かせないわけですが実は Excel でもほんの少しの工夫で資料としての見やすさ完成度に格段の差が出ます。

ネット上にはエクセルに関する関数式や集計のテクニックまたはコツといったものがあふれるように紹介されています。その部分はお任せするとして、私はエクセルの「魅せ方」という角度からこれまでに企画の現場で培った工夫ポイントや方法を少しづつお伝えできればと思います。
よろしくお願いいたします。

 

具体的なテクニックやコツを習得するためには、まず基本を覚えておくことが肝心です。
今回は初心者の方にもわかっていただけるようにエクセルの構造(しくみ)についての基本をご紹介します。


エクセルの基本構造(しくみ)


早速、エクセルを立ち上げてみましょう!
初めて触れる方も多いかと思いますが、マス目で区切られたシートの画面が表示されます。このシートに入力したデータ同士を関数(計算式)で加減乗除の計算をさせたり、表やグラフを作ったりします。画像を挿入することも可能です。

エクセルの基本機能は

①文字や文章の入力
②セルに合わせた罫線の描画
③関数(計算式)を入力しての計算・集計
④表やグラフの作図
⑤イラストや写真(画像)の挿入

です。

エクセルでは、データの入力に使う最も小さな単位を「セル(cell)」と呼びます。
下図の薄緑色の部分にある区切られたマス目のひとつひとつのことで、それぞれのマス目には
横軸: アルファベット
縦軸: 数字
で将棋のように番号が付けられています。
下図の例で赤矢印に示されているセルを「セルA1」と呼び左上に表示されます。

セルには

①データ(数値)
②テキスト(文字・文章)
③関数(計算式)

 

を入力することができます。

セルはカンタンにわかりやすく言うと二重構造になっていて同じセルの中に

1層目: ①データ(数値) or ②テキスト(文字・文章)
2層目: ③関数(計算式)

が入力できます。
1層目と2層目の切替は最初に「」を入力することで、自動的に関数式(計算式)だと判断され見た目には表示されずに入力されます。

 

このセルを「行」と「列」に沿って敷き詰めるように並べて構成されている作業エリアのことを「シート(sheet)」といいます。
前段でもお話したようにセルは基本的に2階層になっていて、その上に写真やイラストなどの画像や図などをセル画のように重ねて1ページを完成させます。

下記のように表面上には表れない関数式の上に数値や文字のデータ、画像の順で重なっています。

素材が重ね合わさって構成されているので、ちょうどミルフィーユのような構成方法が基本と思えばわかりやすいと思います。

画面は2つのエリアで「作業(入力/計算・集計)」と「編集(設定)」を行います。
セルの集合体である「シート(Sheet)」は何ページも追加・削除することができ、シートとシート間のデータを使って計算を行ったりすることができます。

編集エリア
セルの入力方法を設定したり、書体や文字の大きさを指定したり、関数を入力したり、グラフの作成、色指定などの見せ方に変化をつけたりします。

作業エリア
数値データやテキストを入力したり、レイアウトやデザインを整えたり、関数(計算式)を入力して自動計算し集計したりします。

 


何に事においても基本を知っていると理解の速さが違います。
まずは、エクセルの基本構造をしっかりと覚えましょう!
エクセルで作る企画書でも資料でもフォーム類でも相手に伝えるということはとても大切なことだと私は思っていまっす。客観的に情報を伝える「見せる」から相手に自分の想いを伝える「魅せる」を目指してがんばりましょう!

            いかがでしたか?

本サイトは、初心者の方を含め、誰にでもまかりやすい表現を目指しています。本文中でわかりずらい言葉などがありましたらご遠慮なくコメントをいただけましたら幸いです。

より良い記事にしていけるよう改善修正させていただきたいと思います。

よろしくお願いいたします。

 

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